برنامج APS للأرشفة والتوثيق
استخدامات البرنامج الأساسية:
• أرشفة الملفات ضمن قاعدة بيانات بحيث يسهل الوصول لها و البحث ضمنها
• تبادل الملفات و الوثائق ضمن المؤسسات و الشركات
• حفظ الملفات الهامة و الملفات الشخصية في مكان آمن
أنواع الملفات التي يقوم البرنامج بأرشفتها:
ملفات ممسوحة بالماسح الضوئي
ملفات كمبيوتر من مختلف الأنواع
ملفات نصوص و وثائق
وثائق رسمية
فاكسات
عقود
صور
فواتير
ملفات صوت
ملفات فيديو
ذاتيات موظفين
إيميلات
بعض مجالات استخدام البرنامج
السكرتارية : حيث يسمح النظام بتداول البريد الداخلي و الخارجي في المؤسسة عبره حيث يسمح بالاتصال بمخدم البريد الإلكتروني واستقبال البريد الوارد منه وتفريغه وتصنيفه وحفظه . كما يسمح بتوزيع صور الوثائق و القرارات والتعميم والكتب المختلفة على مختلف الأقسام بالوقت نفسه .
الأرشيف : يسمح بحفظ الوثائق المطلوب أرشفتها مهما كان نوعها (ورقية ، رقمية ..الخ)
الذاتية : يسمح بحفظ وثائق العاملين وأوراقهم الثبوتية والتقارير الخاصة بهم في ملفاتهم بسهولة بالغة ويمنح نظام السرية المتوفر في البرنامج هذه الملفات حماية كبيرة من الخطأ والعبث أو إطلاع غير المعنيين عليها .
الأرشيف الفني : يسمح البرنامج بحفظ المخططات الفنية بنوعيها الورقية التي يمكن مسحها باستخدام الماسحة أو ملفات الأوتوكاد أو كورل درو أو غيرها مهما بلغ حجمها .
المالية : لأرشفة الفواتير والإيصالات وسندات القيود والإشعارات والتقارير المالية ..
الإدارة التجارية : لأرشفة العقود ووثائق المناقصات والمزادات والعروض وعروض الأسعار والبروشورات والمراسلات.
الشؤون القانونية : لأرشفة القوانين والمراسيم ووثائق القضايا والعقود والوكالات ..
أرشيف المرضى في المشافي : يسمح النظام بأرشفة بطاقات المرضى وتحديثها وإرفاقها بالصور الشعاعية و التحاليل والتقارير الطبية المختلفة وكل أنواع الصور التي يحتمل حفظها في ملف المريض الطبي إضافة إلى الوثائق المالية كصور الإيصالات والفواتير والتعهدات الخاصة بالمريض أو وليه ..
لمحة عن مزايا البرنامج :
• السهولة في العمل والسرعة في الوصول إلى أي معلومة، واجهات عمل مريحة تناسب ساعات العمل الطويلة
• يتم حفظ الوثائق في مجلدات (أضابير) ذات بنية شجرية يسهل التعامل معها
• إمكانية مفتوحة لإنشاء جداول الوارد والصادر والوثائق والمجلدات وأنواعها مع واصفاتها
• إمكانية إضافة عدد غير محدود من الواصفات من مختلف الأنواع (نص ، تاريخ ، رقم ، لائحة) حسب رغبة المستخدم و متعلقة بنوع الوثيقة
• نظام أمان عالي السرية للوثائق بحيث لا يمكن الوصول إلى الوثيقة في مخزن الوثائق إلا من خلال البرنامج ومن خلال صلاحيات المستخدم
• إمكانيات واسعة للبحث التقاطعي أو تجميعي (مقاطعة عدة شروط في البحث) واستصدار التقارير بالوثائق المحفوظة
• إمكانية البحث عن المجلدات ضمن عدة أراشيف في الوقت نفسه
• إمكانية البحث المتقدم عن كلمة أو اكتر ضمن الملفات من الأنواع التالية(Text, Word, Excel, TML )
• إمكانية متابعة التطويرات والتعديلات على أي وثيقة أو مجلد ضمن البيانات.
• إمكانية تتبع أي وثيقة ضمن الأقسام في المؤسسة
• البرنامج يعمل في بيئة شبكية متعددة المستخدمين ووفقاً لآلية أمنية بحيث تحدد صلاحيات كل مستخدم (إمكانية القراءة ، التحرير ، الطباعة ، الحذف .. الخ)
• استعراض أرشيف الوثائق عن طريقة مستكشف الإنترنت بدون الحاجة لشراء نسخ إضافية من البرنامج.
• إمكانية استيراد و تصدير البيانات بين عدة أراشيف
• الأرشفة لملفات البريد الإلكتروني
• الأرشفة التلقائية للملفات الموجودة على القرص الصلب.
• نظام صلاحيات قوي على مستوى الفعاليات المختلفة في البرنامج (إضافة ,تعديل,حذف,طباعة ...) مع نظام صلاحيات على مستوى المجلد
• تقارير شاملة بتنسيق HTML يمكن استعراضها مباشرة من ضمن مستكشف الإنترنت
• إمكانية فتح عدد غير محدود من الأراشيف ضمن الحاسب نفسه
• عملية النسخ الاحتياطي و استرجاع النسخة الاحتياطية تتم من ضمن البرنامج بسهولة
• واجهات البرنامج باللغتين العربية والإنكليزية ويمكن للمستخدم اختيار الواجهة المناسبة
• إمكانية البحث عن أي نص أو كلمة في الوثائق النصية (على نظام تشغيل Windows 2000 Server)
• إمكانية إنشاء بريد إلكتروني داخلي للمراسلات الأرشيفية
• إمكانية إنشاء قوالب خاصة للمؤسسة وحسب الطلب .
• إمكانية التعامل مع الماسحة الضوئية اليدوية والآلية بسهولة ودقة عالية .