تصميم قاعدة للصادر والوارد

يا ليت اخي الكريم ابو حمود

والف شكر لك ونحن في الانتظار ©

الاخ ابو حمود

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

حقيقة نشكرك علي مجهودك ماشاء الله كلما دخلنا مكانا في هذا المنتدي وجدناك نبراسا يضئ لنا الطريق بالنسبة لبرنامج الوارد والصادر من البرامج التي يحتاجها الكثير منا وإن شاء الله ساشارك معكم في هذا البرنامج وبالله التوفيق

الأخوة

حياكم الله وشكراً على مشاركتكم وإن شاء الله نعمل على هذه القاعدة حتى نصل بها إلى أفضل خيارات ممكنة ، نريد من القاعدة أن تلبي كل حاجات الموظفين ، وياليت من له خبرة في الصادر والوارد أن يعطينا فكرة أكبر وأشمل .

سنبدأ الآن بتحديد الحقول المطلوبة ثم المرحلة الثانية تحديد أنواع الحقول .

بالنسبة للصادر :

فقد عملت فيه فترة وهو حسب مالدينا في السعودية يتكون من

- رقم الصادر

- تاريخ الصادر

- الموضوع

- عدد المرفقات

- جهة الصدور

واما الوارد :

- رقم الوارد

- تاريخ الوارد

- جهة الورود

- تاريخ الورود

- عدد المرفقات

نريد أن تكون هذه القاعدة شاملة لكل احتياجات الصادر والوارد ، فمن استطاع زيارة أحد موظفي الاتصالات الإدارية في دائرة حكومية كبيرة -الصغيرة مشي حالك- فسيفيدنا بإضافات واحتياجات هذه الأقسام علماً أن بعض الجهات كما أعرف يوجد بها صادر داخلي بين الأقسام لكن لا أعرف طريقته .

من عنده إضافة فليتفضل بها مشكوراً .

وللجميع التحية

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .. وبعد

شكراً للجميع على سرعة تفاعلهم مع الموضوع ..

أنا عندي خلفية بسيطة عن الصادر والوارد

1- هناك بعض الدوائر والجهات تستخدم الصادر والوارد العام وقسم آخر وهو الصادر والوارد السري ، والحقول كلها متساوية .. وغالباً الموظفين العاملين يختلفون .. لذلك إذا كان هناك ربط بين الأجهزة في الدائرة أو الجهة المستخدمة يكون هناك صلاحيات وما إلى خلافه ..

سأتكلم عن الصادر والوارد العام فقط ..

1- الجداول ( الصادر العام ) ( الوارد العام ) ( الجهات ) ( ملفات الحفظ )

* الصادر العام :

1-مسلسل ( ترقيم تلقائياً )

2-رقم الصادر ( نص ) لأحتمال أن يكون هناك تقسيم ( / ) أو حروف

3-تاريخه

4-جهته ( من قائمة الجهات ) حتى لايكون هناك أختلاف عند طلب البحث فقد يكتب ( المدير العام ) وقد يكتب ( مدير الإدارة ) مع أنهما جهة واحد ، فإذا كان هناك ألتزام في القائمة فيكون أفضل .

5-موضوعه( لايترك فارغ )

6-مرفقاته

7-ملاحظات

8-ملف الحفظ

9-اسم الستلم

10-التوقيع ( 9+10 تستخدم في طباعة تقرير لسند الأستلام فقط )

12- هل تريد سند استلام ( نعم - لا )

13- هل يحتاج إلى متابعة ( نعم - لا )

14- رقم القيد المرتبط

** الوارد العام

1- مسلسل

2- رقم القيد

3- تاريخ وروده

4-رقم الوارد

5-تاريخ الوارد

6- جهة وروده

7-موضوعه

8-مرفقاته

9-ملاحظات

10- التوجيه

11-ملف الحفظ

12- رقم الصادر المرتبط

**************************

مواصفات البرنامج :

1- يقوم البرنامج بالترقيم تلقائياً لكلاً من رقم الصادر ورقم القيد وفي نهاية السنة يبدأ الترقيم من جديد

2- يقوم البرنامج بالربط بين المعاملة الصادر وما أرتبطت به من معاملات وارده ، مثال ( صدر خطاب منا برقم 100 طلب ترقية الموظف ( احمد ) بعد أيام وردنا قرار ترقية الموظف ( أحمد ) وقيد بالرقم ( 230 ) .. عند البحث عن الصادر 100 تظهر النتيجة الصادر 100 ونموذج فرعي للوارد المقدي بالرقم 230 والعكس صحيح لو بحث برقم القيد 230 ..

**************************

وللحديث بقية ...

مثل ما قال أحد الأخوة أن هناك بعض الدوائر والجهات تستخدم صادر ووارد داخلي .. ويمكن دمج ذلك بالصادر والوارد العام بأن يكون مثلاً الصادر مقسم إلى ثلاث أقسام :

1- بيانات الصادر = رقم الصادر - تاريخه - الموضوع

2- حركة الصادر = صادر من - صادر إلى - ملف الأرشيف

3- القيد والمتابعة : = رقم قيد الوارد - تاريخ القيد - التوجيه والمتابعة - تاريخ المتابعة

****************************

البحث في كلاً من الصادر والوارد على شكل نموذج يحتوي على الحقول المخصصة بأختيار حقل أو أكثر من حقل وتدوين البيانات المطلوبة البحث عنها ..

أو يكون على ثلاثة اقسام :

1- خلال المدة ( يتم تحديد المدة من - إلى )

2-نوع المعاملة ( صادر - وارد )

3-حقل البحث ( قائمة منسدلة تبين الحقول لنوع المعاملة المختارة )

النتيجة تكون في نموذج فرعي .

*********************

المتابعة اليومية :

يتم تحديد النوع ( صادر - او وارد ) وتحديد التاريخ .. وتخرج بيانات المعاملات التي تحتاج إلى متابعة في اليوم المحدد والذي سبق وأن سجل تاريخ المتابعة .

********************

الحقيقة أن الكلام عن الصادر والوارد كثير ويختلف من شخص إلى شخص ومن جهة إلى جهة حسب متطلبات العمل ..

=-=- وللحديث بقية =-=-

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته

الأخ فتي الوادي لم يترك لنا شيئا نقوله ، و لكن أحب أن أضيف

اسم الشخص المرسل اليه المكاتبة

اسم الشخص الذي وقع المكاتبة

الي من تم تحويلها و تاريخ التحويل ( تاريخ داخلي )

تاريخ اقفال الموضوع

ملحوظات

و أقترح اضافة جدولين منفصلين لتخزين بيانات الاتصال لكل من الأشخاص و الشركات و ثالث لأنواع المرفقات

و حاجة زيادة شوية و هي وضع مفكرة مواعيد داخل البنرنامج لكي يتعدي بذللك بينات الصادر و الوارد الي جميع أعمال السكرتارية

(برمانج سكرتارية متكامل )

والله يفتى الوادي فشلتنا كنا نظن أننا نعرف شيء في الصادر والوارد ولكن كما قال الأخ مصراوي لم تترك لنا شيء نقوله .

وفي اعتقادي أن فصل الصادر الداخلي عن الصادر العام أفضل ولكن جمعها فيه فائدة كبيرة وهو متابعة المعاملة من توريدها حتى تصديرها ما رأيكم ؟

المهم الأخ فتى الوادي أنت المشرف على هذه القاعدة وكما يتضح من الردود أنت أفهم واحد منا في الموضوع وأنا أعرف أنك لن ترفض طلبي .

لذلك ما رأيك أن تبدأ أنت في تصميم الجداول فقط ثم تضع للقاعدة رابط لنكمل مناقشة الأمور الأخرى فيها .

الأخ مصراوي

اسم الشخص المرسل والمرسل إليه متغير وغير مهم في مكاتبات الجهات الحكومية .

وبقية الاقتراحات اتركها للمشرف على القاعدة .

ولك تحياتي

الاخ ابو حمود الاخوة الاعزاء

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بالنسبة لبرنامج الوارد فعند تتبع سير أي معاملة وارده نجد انها تاتي من جهة ما مثل وزارة او دائرة حكومية او امارة او أي جهة اخري ويكون عليها رقم وتاريخ لهذه المعاملة الواردة

ثم بعد قيد هذه المعاملة في سجل الوارد تعرض علي مدير هذه الادارة لتوجيهها إلى القسم المختص لذا اقترح في جدول الوارد عمل الحقول التالية

1-رقم القيد اذا امكن ان يكون تلقائيا بحيث يبداء من رقم (1 ) في بداية كل سنة هجرية جديده ولا يقبل القيم المتكررة بحيث يكون مفتاح اساسي

2-تاريخ القيد ويفضل ان يكون بالتاريخ الهجري ويكون ايضا مفتاح اساسي حتي لا تتكرر القيم لان الرقم 1و2و3 يتكرر سنويا

3-رقم المعاملة الوارده

4-تاريخ المعاملة الواردة ويمكن الاستغناء عن هذا الحقل والاكتفاء برقم المعاملة الوارده

5-جهة المعاملة الوارد ة وهي الجهة التي وردت منها المعاملة وتكون عبارة عن قائمة منسدلة اما ان تاخذ القيم من جدول آخر تضاف له الجهات او يمكن ادخال الجهات الجديده من نفس القائمه

6-المرفقات

7-لموضوع خاصية الحقل مفكره وهنا يمكن كتابة نبذه عن المعاملة واسم الشخص الذي تخصه المعاملة

ويمكن ان يوضع اسم الشخص في حقل مستقل لتسهيل البحث

8-جهة الاحالة وهي القسم او الجهة التي وجهت لها المعاملة من قبل مدير الادارة وتكون قائمة منسدلة تاخذ القيم من جدول

9-اسم المستلم

10-توقيع المستلم

11-ملاحظات

جدول الاقسام

1-رقم القسم

2-اسم القسم

هذا الجدول لكي يعطي القيم للقائمة المنسدلة الخاصة بجهة الاحالة

جدول جهة المعاملة الواردة

1-رقم الجهة

2-اسم الجهة المورده

هذا الجدول يعطي القيم للقائمة المنسدلة جهة المعاملة الوارده

بعد ذلك ياتي المراجع ويكون لديه معلومة عن المعاملة اما رقم وتاريخ او موضوع او الجهة الوارده منها المعاملة وهنا ياتي دور المتابعة بحيث يتم التنسيق بين المسؤل عن المتابعة

والقسم الموجهة له المعاملة عن عدد الايام التي تحتاجها اجراءات المعاملة لكي يعطي موعد مراجعة لصاحب المعاملة ونزيد حقل في جدول الوارد ( عدد ايام الاجراءات )

ايضا يحتاج مسؤل المتابعة لمعرفة الاجراء المتخذ علي المعاملة لكي يخبر صاحب المعاملة عن الاجراء المتخذ علي المعاملة وهل صدرت ام لا ورقم الصادر وتا ريخه والجهة الصادره اليها المعاملة نحتاج الي حقل في في جدول الوارد يكون اسمه الاجراء المتخذ علي المعاملة

بعد ذلك تصل المعاملة الي القسم الموجهة له المعاملة

يجب ان يكون لكل قسم صلاحية محدوده تخصه فقط بحيث لا يمكن ان يقوم باجراء اي تعديل علي المعاملة الوارده سوي حقل الاجراء المتخذ علي المعاملة التي تخصه فقط

فمثلا القسم رقم 1 لا يمكن ان يعدل في الاجراء المتخذ علي المعاملة التي تخص القسم رقم 2 ولا علي اي معلومة مسجله فيه فكل قسم لديه صلاحية للتعديل علي المعاملة التي تخصه فقط كذلك يجب مراعاة ان كل قسم به عدة موظفين فيجب ان يكون لكل موظف يعدل في المعاملة كود خاص به بحيث يتم معرفة الشخص الذي قام بالتعديل عن طريق الكود الخاص به وتاريخ التعديل ان امكن حتي يمكن تحديد المسؤلية

هذا بالنسبة للوارد وإن شاء الله سوف اوافيكم بما يخص الصادر والحفظ بعد التعليق علي جدول الوارد وسماع مقترحاتكم وارائكم والله ولي التوفيق

الاخوة الاعزاء السلام عليكم

لدي اضافة بالنسبة لقاعدة الصادر وذلك حسب الادارة التي اعمل بها انا وهي كما يلي :

كل ادارة حكومية بها دارات كثيره : المالية - العلاقات - الموظفين ......الخ

فلو يجعل بعد حقل ( جهة الارسال ) حقل ( الجهة المرسلة ) فكما نعلم ان الصادر ترد الية العديد من المعاملات من جميع الاقسام المختلفة هذة النقطة اعتقد انني لم امر عليها في الردود السابقة

هناك نقطة اخرى وهي ان بعض المعاملات تتطلب بعد صدورها انتظار الاجابة عليها فلو جعل لها حقل باسم ملاحظات يفيد ان هذة المعاملة تنتظر ورود الاجابة

هذا كل مالدي وسوف ابحث عن الجديد وازودكم به ان شاء الله

وبالتوفيق للجميع

الاخوة الاعزاء

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

انا اضم صوتي لصوت الاخ ابو حمود بترشيح الاخ فتي الوادي للاشراف علي تصميم هذه القاعده

ونرجوا للاخ فتي الوادي السداد والتوفيق وإن شاء الله ساساعد قدر المستطاع (g) (f)

هناك نقطة مهمة ذكرها الاخ فتي الوادي وهي جعل تاريخ للمتابعة

وانا عندما ذكرت وجود حقل لعدد ايام الاجراء بحيث يمكن وضع زر في النموذج نسميه متابعة ويوضع كود في هذا الزر بحيث يظهر جميع المعاملات التي انتهت مدة انهاء الاجراء لها دون اتخاذ اي اجراء عليها لمطالبة القسم المختص عن سبب تاخير المعاملة وعدم انهائها في الوقت المحدد ويمكن وضع حدث علي السجلات يقوم بتغييرها الي اللون الاحمر مثلا لمعرفة السجل المنتهي من غير المنتهي هناك ايضا نقطة اخري مهمة ذكرها الاخ فتي الوادي وهي جعل حقل رقم القيد نص لكي يمكن ان يقبل حروف وارقام ورموز

يوجد ايضا حقل مهم تحتاجه اكثر الدوائر الحكوميه وهو حقل تسديد القيد فبعض المعاملات الوارده تحتاج لتسديد القيد

:) وكما قال الاخ فتي الوادي للحديث بقية ;)

الأخوة الأفاضل

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

من خلال إطلاعي على بعض قواعد البيانات التي تختص بمعاملات الصادر والوارد ، يسرني الإفادة بالأتي :-

أ) أن يكون هناك حقل في جدول الوارد باسم [تحتاج رد] ، يستقي بياناته من قائمة منبثقة تحتوي عبارتين "تحتاج إلى رد" و "لاتحتاج إلى رد".

ب) وضع حقل في جدول الصادر باسم [نوع الصادر] مصدر بياناته قائمة منبثقة تحتوي على عبارتين "جديدة" و "رد على وارد".

ج) وضع حقل في جدول الصادر على شكل قائمة منبثقة يسمى [موضوع الرد] ، يجلب بياناته من من حقل [الموضوع] الموجود في جدول الوارد لكي يسهل علينا معرفة لماذا تم إصدار المعاملة.

د)أساند فكرة ان يكون الصادر والوارد مع بعض وألا يفصلا.

وحيث أن أحد لم يتطرق إلى التقارير التي يمكن النظر في إنشائها ووضعها جاهزة في القاعدة المقترحة بعد إكتمال بناء نماذجها وحقولها، أقترح أن تشمل القاعدة التقارير الأتية :-

أولاً: تقارير الوارد

1- جميع الوارد

2- الوارد بتاريخ

3- الوارد حسب ملف الحفظ

4- الوارد حسب ملف الحفظ بتاريخ

5- الوارد حسب الرد

6- الوارد حسب الرد بتاريخ

7- الوارد حسب الرد والجهة

8- الوارد حسب الجهة

9- الوارد حسب الجهة والتاريخ

10- معاملات تحتاج إلى رد

ثانياً: تقارير الصادر

1- جميع الصادر

2- الصادر بتاريخ

3- الصادر حسب الجهة

4- الصادر حسب الجهة بتاريخ

5- الصادر حسب النوع

6- معاملات تم الرد عليها

7- معاملات لم يتم الرد عليها

وأخيراً أدعو الله أن يقبل الأخ/ فتى الوادي مهمته الجديدة ويوفقه فيها.

والله الموفق ،

وإلى الملتقى.

لدي برنامج الصادر والوارد مصمم على اكسس هل ترغبون في انزاله(f)

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته

شمس الوادي ، نعم نرغب فى انزاله فربما يكون النعليق علي البرنامج مفيدا لك و لنا ، و لنفعل ذلك ان شاء الله جنبا الي جنب مع تصميم القاعدة الجديدة .

و لذلك نرجو انزاله فى موضوع منفصل مع الاشارة هنا حتي لا يتداخل التعليق مع التصميم الجديد و فى كلاهما ان شاء الله فائدة

و جزاكم الله خيرا

الاخوة الاعزاء

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

اين الاخ فتي الوادي لم يرد علينا بتوجيهاته منذ فترة عسي المانع ان يكون خير إن شاء الله ونرجوا ان يتكرم ببدء عمل الجداول لانه اعتقد اننا اشبعناها مناقشة وحان وقت البدء بالعمل

الاخ شمس الوادي لا مانع من انزال البرنامج حتي يمكن الاستفاده من الافكار الموجوده به وتطويرها ان احتاجت لذلك وكما قال الاخ مصراوي

الاخ ابن مسقط بالنسبة لجعل الوارد والصادر مع بعضهما قد ينفع في بعض الدوائر التي يكون الوارد والصادر فيها مندمجين بمعني ان الصادر والوارد عبارة عن قسم واحد اما عندما يكون الصادر والوارد منفصلين فيستحب ان يكون الوارد لوحده والصادر لوحده ويعمل قسم ثالث هو قسم المتابعه يكون الوسيط بينهما بحيث لا يذهب المراجع الي الوارد او الصادر او مراجعة الاقسام للبحث عن المعامله التي تخصه وكما هو معلوم بان اكثر الدوائر الحكوميه قامت بانشاء قسم للمتابعه لخدمة المراجعين هذا ما اراه والخير فيما ترونه

يسعدني انني ساقوم بانزال برنامج الصادر والوارد واتمنى ان تعم الفائده من كلا الاطراف ونستنير بافكاركم كذالك

البرنامج سيكون يوم غد ان شاء الله على اكسس 97

جميع الأخوة الأفاضل

السلام عليكم ورحمة الله

الأخ/ طالب علم2002

الجهة التي أعمل بها يوجد بداخلها قسم واحد للصادر والوارد وكذلك المتابعة ، لذا فضلت أن يبنى البرنامج بتلك الطريقة.

الأخ/ شمس الوادي

أنا أيضاً في إنتظار إنزال برنامجك والله يوفقك في كل خير.

الأخ/ فتى الوادي

ما هي أخبارك ؟

الأخوة الكرام

السلام عليكم و رحمة الله وبركاته وبعد

لقد سبق و ان عملت قاعدة بيانات للصادر و الوارد و تم تشغيلها ولله الحمد وهي الأن موضوعة في موقعي www.moudir.net

على الرابط التالي

www.moudir.net/images/c.zip

وقد رايت رد الأخ ابن مسقط يتوافق مع القاعدة لهذا احببت المشاركة

علما بأنه قد تحتاج إلى تطوير فنحن و إياكم يسعدنا تطوير أي عمل طالما أن الجميع سيستفيد

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد

عذراً على الأنقطاع .. لظروف سفري خارج المنطقة ..

سنعاود الترتيب لا حقاً .. وشكراً للجميع

الاخ العزيز فتي الوادي

نحمد الله علي سلامتك ومرحبا بعودتك ونرجوا ان لا تتأخر علينا بمشورتك وتوجيهاتك وبالطبع لا ننسي جميع الاخوة الافاضل حتي نتمكن من عمل برنامج للوارد والصادر متكامل يغطي جميع النواحي

هذا ونسأل الله التوفيق والسداد

للرفع

الأخوة / الكرام

السلام عليكم ورحمة الله

هل يوجد أمل في تصميم برنامج للصادر والوارد ؟

أنا مستعد للمساهمة والمساعدة في التصميم بما يوكل إلي؟

فهل من مجيب ؟

الأخ ابن مسقط

لكل قاعدة جماعية مسؤؤول عنهاد

و أنا أرشحك لذلك

فافتح موضوع جديد و ابدأ تنظيم العمل كما تري

وان كان هناك إقبال من الاخوة سنثبت الموضوع لاحقا

مثل القاعدة المحاسبية و التي خمد العمل فيها بعد 4 مراحل و أكثر من 200 مشاركة :'( :'( :'(

اقتباس

المهم الأخ فتى الوادي أنت المشرف على هذه القاعدة وكما يتضح من الردود أنت أفهم واحد منا في الموضوع وأنا أعرف أنك لن ترفض طلبي .

الأخ المشرف/ محمد طاهر

لا يوجد لدي مانع في ذلك أن كنت تراني مناسباً للمهمة.

ولكن كما ترى أعلاه في الإقتباس أن الاستاذ/ أبو حمود وضع مشرف لمشروع "الصادر والوارد" وهو من الاشخاص المتميزين بعطائهم. فما رأيه في ذلك ؟

أو بالأحرى أين فتى الوادي الآن ؟:o