هذه بعض الأسئلة من ملف التعليمات وفيه إن شاء الله الفائدة :
— ما هو نوع البيانات الواجب استخدامه لحقل في جدول ؟
حدد نوع البيانات الواجب استخدامها استناداً إلى الاعتبارات التالية :
، ما هو نوع القيم التي تريد السماح بها في الحقل؟ على سبيل المثال، لا يمكن تخزين نوع البيانات"نص" في حقل مع نوع البيانات "رقم".
، ما هو مقدار مساحة التخزين التي تريد استخدامها للقيم في الحقل؟
، ما هي أنواع العمليات التي تريد تنفيذها على القيم في الحقل؟ على سبيل المثال، يمكن لـ Microsoft Access تجميع القيم في الحقلين "رقم" و"عملة"، ولكن لا يمكنه تجميع القيم في الحقلين "نص" و"كائن OLE".
، هل تريد فرز أو فهرسة حقل. لا يمكن فرز أو فهرسة كائنات OLE.
، هل تريد استخدام حقل لتجميع السجلات في استعلامات أو تقارير؟ لا يمكن استخدام كائنات OLE لتجميع السجلات.
، ما هي طريقة فرز القيم الموجودة في الحقل التي تريدها؟ في الحقل "نص"، يتم فرز الأرقام كسلاسل أحرف (1، 10، 100، 2، 20، 200 وهكذا)، وليس كقيم رقمية. أيضاً لن يتم فرز العديد من تنسيقات التاريخ بشكل صحيح إذا تم إدخالها في حقل "نص". استخدم حقل "تاريخ/وقت" لتأمين الفرز الملائم.
— هل يجب إنشاء حقل "رقم" أو "عملة"؟
يوفر Microsoft Access نوعين من أنواع بيانات الحقول لتخزين بيانات تتضمن قيم رقمية "رقم" أو "عملة".
استخدم حقل "الرقم" لتخزين بيانات رقمية ُتستخدم في الحسابات الرياضية، فيما عدا الحسابات التي لها دخل بالأموال أو التي تتطلب درجة عالية من الدقة. يتم التحكم في النوع والحجم للقيم الرقمية التي يمكن تخزينها في حقل "الرقم" بواسطة إعداد الخاصية "حجم_الحقل" على سبيل المثال، ُيخزن حجم الحقل"بايت" الأرقام الصحيحة فقط (دون القيم العشرية) من 0 إلى 255 وّتشغل 1 بايت من مساحة القرص.
استخدم حقل "عملة" لمنع التقريب أثناء الحسابات. يتم ضبط الحقل "عملة" إلى 15 رقماً يسار العلامة العشرية و4 أرقام إلى اليمين . يشغل الحقل "عملة" 8 بايت من مساحة القرص .
يوفر حقلا "رقم" و"عملة" أيضاً تنسيقات عرض معرفة من قبل. يمكنك استخدام الخاصية "تنسيق" لاختيار تنسيق معرف من قبل أو لإنشاء تنسيق مخصص.
— حول ضغط البيانات في حقول نص، أو ذاكرة، أو ارتباط تشعبي
يستخدم Microsoft Access 2000 خطة ترميز-أحرف Unicode لتمثيل البيانات في حقول نص، أو ذاكرة، أو حقل ارتباط تشعبي. في صفحة رموز Unicode، يتم تمثيل كل حرف ب2 بايت بدلاً من بايت واحد.
يقيدك نظام الترميز الذي يقوم بحفظ كل حرف في بايت واحد بصفحة رموز واحدة — وهي مجموعة أحرف مرقمة تحتوي على 265 حرفاً بحد أقصى. وبالرغم من ذلك، يمكن لصفحة رموز Unicode دعم 65,536 حرفاً على الأكثر، لأنها تمثل كل حرف ب2 بايت. ونتيجة لذلك، فإن البيانات الموجودة في حقول نص، أو ذاكرة، أو في حقل ارتباط تشعبي تتطلب مساحة تخزين أكبر مما تطلبت في إصدارات سابقة من Access.
يمكنك تجاوز تمثيل أحرف Unicode وتأكيد الأداء الأمثل بواسطة تعيين الخاصية "ضغط Unicode" للحقل إلى "نعم". هذا الوضع الافتراضي عندما تقوم بإنشاء نص، أو مذكرة، أو ارتباط تشعبي جديد. عندما تكون الخاصية "ضغط Unicode" للحقل معينة إلى "نعم"، فإن أي حرف يكون البايت الأول به صفراً يكون مضغوطاً عند تخزينه وغير مضغوط عنداسترداده. ولأن أول بايت من أي حرف لاتيني — وأحد أحرف إحدى اللغات اللاتينية الغربية مثل الإنجليزية، أو الإسبانية، أو الألمانية — يكون صفراً، فإن تمثيل حرف Unicode لا يؤثر في مساحة التخزين المطلوبة لضغط بيانات تتكون بالكامل من أحرف لاتينية.
يمكنك في حقل واحد تخزين أي خليط من الأحرف المُدعمة من Unicode. وبالرغم من ذلك، إذا لم يكُن البايت الأول من حرف معين صفراً، فإن هذا الحرف لا يكون مضغوطاً.
ملاحظة : لا تكون البيانات في حقل "مذكرة" مضغوطة إلا إذا كانت تحتاج إلى 4096 بايت أو مساحة ضغط أقل بعد ضغطها. ونتيجة لذلك، قد يتم ضغط محتويات الحقل "مذكرة" في سجل ما، لا يتم ضغطها في حقل آخر.
— ما نوع المفتاح الأساسي الذي يجب أن استخدمه ؟
تأتي فاعلية نظام قاعدة البيانات ذات العلاقة مثل Microsoft Access من القدرة على إيجاد المعلومات المخزنة في جداول منفصلة بسرعة وتجميعها معاً باستخدام استعلامات، ونماذج، وتقارير. لكي يتم ذلك، يجب أن يتضمن كل جدول حقل أو مجموعة حقول تقوم بتعريف كل سجل مخزن في الجدول بشكل فريد. وتسمى هذه المعلومة المفتاح الأساسي للجدول. متى قمت بتعيين مفتاحاً أساسياً للجدول، لضمان التفرد، يمنع Microsoft Access إدخال أي قيم مكررة أو قيم "خالية" في حقول المفتاح الأساسي.
هناك ثلاثة أنواع من المفاتيح الأساسية التي يمكن تعريفها في Microsoft Access وهي: "الترقيم التلقائي"، و"الحقل المفرد"، و"متعدد الحقول".
المفاتيح الأساسية من نوع الترقيم التلقائي
يمكن إعداد حقل الترقيم التلقائي لإدخال رقم تسلسلي تلقائياً عند إضافة كل سجل إلى الجدول. تعد أبسط طريقة لإنشاء مفتاح أساسي هي تعيين مثل هذا الحقل كمفتاح أساسي. إذا لم تقم بتعين مفتاحاً أساسياً قبل حفظ جدول منشأ حديثاً، يسألك Microsoft Access إذا كنت تريده أن ينشئ مفتاحاً أساسياً بالنيابة عنك. إذا أجبت "بنعم"، ُينشئ Microsoft Access مفتاحاً أساسياً من نوع الترقيم التلقائي. هناك اعتبارات إضافية في حالة استخدام الجدول مع نسخ متماثل لقاعدة البيانات.
المفاتيح الأساسية من نوع الحقل المفرد
إذا كان لديك حقلاً يتضمن قيم فريدة مثل أرقام التعريف أو أرقام السلع، يمكنك تعيين هذا الحقل على أنه المفتاح الأساسي. إذا تضمن الحقل الذي حددته كمفتاح أساسي قيماً مكررة أو Null"خالية"، لن يعين Microsoft Access المفتاح الأساسي. يمكنك تشغيل استعلام "البحث عن المتطابقات" لتحديد أن السجلات التي تتضمن بيانات مكررة. إذا لم تتمكن من استبعاد الإدخالات المكررة بواسطة تحرير بياناتك بسهولة، يمكنك إضافة حقل "ترقيم تلقائي" و تعيينه كمفتاح أساسي أو تعريف مفتاح أساسي من نوع الحقل المتعدد.
المفاتيح الأساسية من نوع الحقل المتعدد
في الحالات التي لا يمكنك فيها ضمان وجود حقل فردي، قد يكون بإمكانك تعيين حقلين أو أكثر باعتبارهما مفتاحاً أساسياً. والحالة الأكثر شيوعاً التي يحدث فيها ذلك هي الجدول المستخدم لربط جدولين آخرين في علاقة أطراف بأطراف. يعد الجدول Order Details "تفاصيل الطلبات" في مثال قاعدة بيانات Northwind مثال على هذا الجدول، فهو يربط جدولي Orders "طلبات" وProducts "منتجات". ويتكون مفتاحه الأساسي من حقلي: Order ID "تعريف الطلب" وProduct ID "تعريف المنتج". يمكن لجدول Order Details "تفاصيل الطلبات" أن يسرد العديد من المنتجات والطلبات، ولكن يتم سرد كل منتج مرة واحدة لكل طلب، لذلك ينتج عن جمع الحقلين Order ID "تعريف الطلب" وProduct ID "تعريف المنتج" حقل مفتاح أساسي مناسب.
تُعد قاعدة بيانات مخزون التي تستخدم حقل رقم الجزء لحقلين أو أكثر (جزء أو جزء فرعي) مثالاً آخر.
ملاحظة : إذا كان لديك أي شك حول إمكانية تحديد تركيب مناسب من الحقول لمفتاح أساسي متعدد الحقول، فربما يجب عليك إضافة حقل "ترقيم تلقائي" وتعيينه كمفتاح أساسي بدلاً من ذلك. على سبيل المثال، فإن ضم حقلي First Name "الاسم الأول" و Last Name "الاسم الأخير" لتكوين مفتاح أساسي لا يُعتبر اختياراً صائباً، بسبب إمكانية مصادفة تكرار في ضم هذين الحقلين في المستقبل.
وللجميع التحية