في هذا العصر الرقمي أصبح تداول المعلومات يسيراً بالصورة التي أزعجت أصحاب الأعمال والمسئولين الإداريين عن خطورة تداول سرية معلوماتهم أو تسرب وثائقهم التي يعتمدون عليها في إنجاح أعمالهم أو ربما في السياسات العامة والخاصة للهيئة أو المؤسسة التي يشرفون عليها, ذلك كله كان مصدر إزعاج خاصة أن الانقطاع والانعزال عن الشبكة المعلوماتية أمر تقدر سلبياته بأضعاف إيجابياته, ولذا كان أمراً ملحاً أن يفكر صناع البرمجيات في وسيلة ما تحمي المعلومات الحساسة من التداول وكذلك تخويل صناع القرارمن وضع السياسات التي تناسبهم للحفاظ على معلوماتهم.
فكان إطلاق مايكروسوفت لنظام النشر المكتبي الجديد Office System 2003 وتضمينه خاصية IRM والتي تعني Information Rights Management أي إدارة حقوق المعلومات, كان ذلك حلاً عملياً لمديري الشركات أو المسئولين التقنيين في حماية معلوماتهم الداخلية الحساسة مثل مستندات التخطيط والتقارير المالية فهذه الخاصية والمعتمدة أساساً على تقنية Windows Right Management والمتضمنة ضمان نظام مايكروسوفت 2003 Windows Server هي ضمن اصدارة مايكروسوفت للمحترفين والمسماه Office Professional تمنحك امكانية إعداد سياسات الشركة مع التأكد من سرية التداول، فتدفق العمل, وأوراق اعتماد الملفات, وبيانات البريد الكتروني, وخصوصية تحرير الملفات كل هذا تقوم به خاصية IRM ، كذلك حماية الملكية العقلية الرقمية، وأيضاً تمكنك من جعل الوثيقة بها نوع من الخصوصية ومراقبة المعلومات فعلى سبيل المثال يمكنك منع إعادة توجيه الرسالة الإلكترونية ( Forward ).ومنع اللصق Paste و الطباعة Print
IRM داخل Outlook 2003
وإذا تحدثنا بصورة أكثر تفصيلا حول خاصية IRM داخل Outlook 2003 فنجد أنها تقوم بمراقبة رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات حتى لو لم يتم إرسالها وذلك من خلال المساعدة على منع رسائل البريد الإلكتروني من النسخ اوإعادة التوجيه أو الطباعة تكون هذه الخاصية متاحة عندما يختار المرسل منع المستلمين من ان يكون لهم القدرة على استخدام هذه الوظائف والأوامر.
وأيضا تقوم بإخفاء الرسائل عند إرسالها لمنع العبث بالمحتوى أثناء نقل الملفات.
ويمكنك إعداد نفس مستويات الأمان على رسائل البريد الإلكتروني والملفات المرفقة حتى تتمكن من مراقبة افضل على الملفات التي تم انشاؤها في منتجات Office Professional 2003 .
IRM في البرامج Word 2003 و Excel 2003 و PowerPoint 2003
يمكنك من خلال IRM إعداد مستويات مختلفة من حماية الملف وموازنة الاحتياجات لمشاركة المعلومات والمساعدة في حماية الخصوصية.
إعداد التصريحات على مستويات مختلفة وتغيير مستوى مستخدمين معينين ومجموعة من المستخدمين علما بأن المستويات المتاحة هي:
• قراءة فقط
• تعديل
• التحكم الكامل.
• تخصيص التصريحات طبقا للادوار والمسئوليات.
دعني أضرب لك هنا أمثلة عما يمكن أن نقوم بتخصيصه طبقا للأدوار والمسئوليات ، فمن ذلك مايلي:
• إعداد تصريحات مختلفة للعارض والمراجع ومحرر الملف.
• تقييد طباعة الملف لتخفيض رقم الطابعات المتاحة بحيث يطبع المستخدم على الطابعة أو الطابعات المراد أن يطبع عليها دون غيرها وذلك في نطاق الشبكة التي يتعامل معها المستخدم .
• إعداد تواريخ انتهاء الصلاحية لتوفير حد الوقت الذي لا يمكن بعده ان يتم فيه فتح الملف.
• المساعدة على منع ملفات مرسلة لآخرين من الفتح بواسطة المستلم غير المصرح له بذلك.
• لا يستطيع المستلمون لرسائل عن طريق الخطأ فتح الملفات التي يتم حمايتها من خلال إدارة IRM بدلا منها ويصلهم رسالة بانهم لا يملكون حق الوصول.
ومع كل هذه المزايا والامكانات قد يتسائل أحدنا ماذا أصنع لولم أكن أملك نسخة من Office System 2003 وأريد أن عرض ملفاً محمياً بخاصية IRM ؟
الجواب أن مايكروسوفت تؤمن عارضا مجانيا على موقعها الالكتروني لكل من لا يملك Office System 2003 ليقوم بقراءة تلك الملفات التي تمت حمايتها بهذه الخاصية الفريدة .