كيف تعمل جلسة العواص الذهنية ؟؟؟
هذا الموضوع طويل ولكن يجب ان يقرأ كاملا ....
اذا كان هنا أسئلة او استفسار او انتقاد فأنا سعيد جدا به وسأجاوب قدر الامكان.
مقدمة:
كانت جلسات العواصف الذهنية أو ما تسمى Brain Storming ولازالت تعتبر أحد أفضل الطرق لإنتاج الافكار ولبناء مشاريع جديدة.
ما هي جلسة العواصف الذهنية ؟
جلسة العواصف الذهنية هي عبارة عن اجتماع يكون بين مجموعة من الناس يقررون في اللبنات الاولى لمشروعهم او حلا لمشكلة تواجههم.
ما هي الفكرة الاساسية لهذه الجسات ؟
تقوم الجلسات على أساس (عقلان افضل من واحد وثلاثة افضل من اثنين) اصدار الافكار تلو الافكار بشكل عشوائي وجماعي و مركز
ولمدة لا يحددها الا اصحاب الجلسة.
لماذا نحتاج هذه الجلسة ؟؟
لأنه عندما نبدا في مشروع ( برنامج مثلا ) او نبحث عن حل مشكلة.. فيجب أن نعلم من أين نبدأ وماهي الافكار التي تساعدنا في حلها..
من يحضر هذه الجلسة ؟؟؟
اجعل كل شخص يتأثر بالمشروع او يهمه او يؤثر فيه حلك او يهمه يحضر الجلسة.
فمثلا هناك أشخاص لن يستخدمو حلك او برنامجك ولكنهم سيتأثرون به. فهؤلاء يجب ان يكونوا ضمن قائمة المدعويين.
البداية:
اذا كنت تريد ان تنشئ جلسة عواصف ذهنية يجب ان تضع في ذهنك مايلي:
-اولا أحضر شخصا يدير الحوار ( الجلسة ) ويكون هذا الشخص محترما من قبل الجميع
محايدا في اقواله وتصرفاته. وان لم تجد فلا بأس أن تدريها بنفسك.
- اذا استطعت اجعل هناك سكرتير للجلسة ليدون كل ما يحدث.
- ابعث رسالة لكل الاعضاء بالموعد والمكان واخبرهم انكم ستناقشون الموضوع الفلاني.
- احجز مكانا مناسبا ولمدة نصف يوم مثلا او حتى يوما كاملا.
- جهز لكل عضو مجموعة ( حوالي 20 ) من الكروت وقلما عريضا.
- اطلب سبورة او لوح لكي تعلق عليه الاعلانات..
- احرص ان يكون مكان الاجتماع مريح وهادئ.
- اطبع كرتا لكل شخص يوجد عليه اسمه وبدون ألقاب.
يوم الجلسة:
أجلس الجميع في اماكنهم و اعطهم كروتهم. وافتتح الجلسة بتعريف الجميع ماهو هدف اجتماعكم.
يجب ان يكون الصوت مسموعا وواضحا.
يجب ان يفهم الجميع انه لا مجال للسخرية من أحد ...
المهمة الحقيقية:
تبدأ الجلسة بأن يتكلم الاعضاء عن الفكرة المطروحة
ويكتب كل عضو فكرته ( يجب الاصرار هنا على ان كل الافكار تعتبر مقبولة مهما كانت ) على الكرت
بحيث تكون فكرة واحدة في كل كرت.
ويجب على كل عضو اصدار افكار كثيرة مهما كانت اهميتها بالنسبة له طالما انها خطرت في باله فاليكتبها.
الصعود على أظهر الاخرين:
عندما يستمع الاعضاء الى بعض سوف ينتجون افكارا مبنية على افكار الاخرين
وهذه تكون مفيدة جدا.
الخجول:
ستجد ان هناك بعض الاعضاء مستمعون فقط. حاول ان تحثهم على انتاج الافكار و اخبرهم انهم لا يفرقون عن الاخرين. وانهم مهما كانوا يعتقدون ان افكارهم سخيفة فهي لن تكون الاسخ على الاطلاق. وكم من فكرة سخيفة كانت حلا لكثير من المشاكل المقعدة.
ألق بالمجاملات:
وزع المجاملات على الاعضاء وحثهم عليها مثل
- هذه فكرة ممتازة.
- هذه فكرة رائعة.
فهذا سيريح العضو وينتج اكثر واكثر وحتى لو كان هناك عضو خائف من عدم قبول فكرته يتشجع اكثر.
إمنع:
- امنع كل مقاطة لأي كلام لأن العضو يجب ان يأخذ راحته في الكلام.
- امنع اي سخرية او استهزاء.
- امنع أقوالا مثل ( هذه فكرة غبية ... أو هذه فكرة قديمة مستهلكة .... ما هذه الافكار )
ذكر:
ذكر الجميع بين فترة واخرى بأهمية الموضوع ولماذا هم هنا..
الوقت:
ليس لهذه الجلسة وقت معين فهي لن تنتهي حتى ينتهي الجميع من كل الافكار.
وهذا شيء مهم فليس هناك مجال لأي استراحة حتى يتنهي الجميع.
ثم ماذا ؟؟
اذا انتهت جميع الافكار أعلن عن استراحة لمدة تقررها.
وكن حازما على الرجوع في الوقت المحدد.
التصفية والجزء الثاني:
الجزء الثاني من جلسة العاصفة الذهنية هو تصفية الافكار
اجمع من كل الاعضاء افكارهم
وابدأ بعرض كل فكرة على الجميع .
استبعد كل الافكار البعيدة جدا عن الموضوع عن طريق اجماع الاعضاء كلهم اهنا فكرة لا تتعلق بالموضوع.
جاء دور السبورة:
اذهب باتجاه السبورة وخذ فكرة فكرة واسأل تحت أي مجموعة من الممكن ان نضم هذه الفكرة.
قسم السبورة الى مربعات واجعل لكل مربع اسم للمجموعة. ( هذه العملية تقسم الافكار الى مجموعات مجموة الطلبات مثلا مجموع التوصيات مجموعة المخاوف المالية وهكذا ).
اذا رأيت فكرة مكررة ضعها فوق اختها
و لاترمي أي منها لكي لا تؤثر في صاحب الفكرة.
التصويت الجزء الثالث:
الان هو وقت اختيار الافكار الاكثر قبولا عند الاعضاء وتقوم هذه المرحلة بعدة طرق:
الطريقة الاولى ( التصويت العادي ) :
وهي طريقة التصويت التقليدية وهي ان تعرض كل فكرة و ترى كم عددالموافقون عليها وتكتبها في دفترك الخاص.
الطريقة الثانية ( التقييم ) :
وهي طريقة تعتمد على التقييم من 1 الى 10. في هذه الطريقة اعرض كل فكرة عضو سوف يقيم الفكرة برقم من 1 الى 10 ويجب ان تحدد ما اذا كانت الافكرة الافضل تأخذ القيمة 1 أم 10. وتنبههم على ذلك.
الطريقة الثالثة ( المزاد ) :
وهذه هي الطريقة المفضلة لدي. تقوم فكرتها على أساس انك تعطي لكل عضو أوراقا مالية غير حقيقية ( استخدم الموجودة في لعبة المونوبولي ) اذا لم تجد فاجعل الاعضاء يتخيلون انك اعطيت كل منهم نقودا.
خبر الجميع انك لو اعطيت كل منهم 100 (دولار مثلا ) يجب عليه ان يشتري على الاقل 5 أفكار.
فماهي الافكار التي يريد ان يشتريها وكم يدفع لك فكرة ؟؟
عندها دون كل فكرة وبكم اشتريت في دفترك الخاص.
وكهذا تكون لديك تفاضل بين الافكار. هذه الطريقة سوف يستمتع بها الجميع وهي قريبة للواقع لأن الشراء من القرارات اليومية التي يتخذها الانسان.
==================
استراحة قصيرة...........................
==================
الاختيار الجزء الرابع والاخير :
الان نحن في الجزء الاخير من الجلسة وسوف نختار وفيها سوف تعلن عن نهايتها وانك سوف تعرض عليهم النتائج فيما بعد واخبرهم ان أهمية الافكار الان تكمن في ان المشروع في بدايته واي تغيير في الافكار فيما بعد سوف يكلف أكثر مما لو كانت الفكرة موجودة الان.
استمع الا آراء الجميع عن الجلسة.
تذكر دائما ان تدون كل مايحدث في الجلسة.
وودع الاعضاء.
مابعد العاصفة الذهنية :
يجب ان لا ننسى ان الهدف من الجلسة هو اختيار الافكار التي ستقوم عليها الحلول والمشاريع.
اذهب الى الدفاتر واجمع كل التقييمات التي كانت من الاعضاء
واختر الافكار التي كان لها قيم أعلى ورتبها تنازليا.
أرسلها لجميع الاعضاء مع شكر لحضور الاجلسة وارسل لهم نتائجها....
البدء في العمل:
الان اجتمع مع فريق عملك قرروا مالذي تأخذونه من هذه الافكار.
وماذا ستكون خطوتكم القادمة...
ملاحظات:
- انا افضل ان تكون الجلسة حقيقية وليست الكترونية.
- لايجب ان تكون الجلسة مقعدة وذات طابع شديد الرسمية.
المراجع:
هذا كتاب تجده فيه هذه الافكار واكثر
اعتمدت عليه في كتابة هذا المقال
Managing Software Requirements: A Unified Approach (The Addison-Wesley Object Technology Series)
Hardcover: 528 pages ; Dimensions (in inches): 1.13 x 9.46 x 7.76
Publisher: Addison-Wesley Professional; 1st edition (October 28, 1999)
ISBN: 0201615932
Average Customer Review: Based on 18 reviews. Write a review.
Amazon.com Sales Rank: 47,528
(Publishers and authors: improve your sales)
هذا والله اعلم واحكم
وصلى الله على سيدنا محمد
وعلى آله وصحبه افضل تسليم
