استفسار عن انشاء استعلامات

هدا برنامج مهم ومطلوب

ولكن لا يوجد احد يهتم بالمساعدة او يرجى تقديم شرح مصور من الالف الى الياء من الخبراء في هذا المجال حتى نتمكن من التصميم بأنفسنا

وشكرا

يمكن وضع تصورك فى مثال بسيط وإيضاح طلبك ... لتمكين الأخوة من مساعدتك ..

الأفكار تختلف من شخص لأخر كما تعلم ..

أخي الفاضل أبو عبير . .

منذ فترة طلب مني أحد الزملاء الفاضل تصميم برنامج متكامل للجمعيات الخيرية (معلومات تفصيلية عن الحالات الإجتماعية - حصر ايرادات أموال الزكاة والمصروفات والتوزيعات سواء النقدية أو العينية - وحسابات البنوك والنقدية)

وهو حاليا تحت التجربة منذ فترة وهذه صورة من الجداول المستخدمه والعلاقات بينها . .

. . .

وهذا شرح تفصيلي لكيفيه استخدام قاعدة البيانات :

1ــ تعتمد قاعدة البيانات هذه علي ( 3 ) ثلاثة جداول أساسية وهي(مشروعات زكاة المال - الممولين - بيانات الحالة). . . فأي لجنة زكاة أو جمعية خيرية لابد لها من أهداف وأوجه صرف لأموال الزكاة التي تتلقاها من الممولين - المتبرعين - وتوزيعها علي الفقراء والمحتاجين وهم أصحاب حالات البحث الاجتماعي . . . وتتعدد تلك المشروعات الي مشروع كفالة الطفل اليتيم و مشروع تيسير زواج الفتيات اليتيمات و مشروع طالب العلم الفقير . . ألخ .

2ــ يتم تسجيل البيانات في هذه الجداول الاساسية فقط عند إضافة اسم ممول - متبرع - جديد أو اسم أحد المستفيدين من أموال الزكاة من أصحاب حالات البحث الاجتماعي وأسرهم أو إضافة اسم مشروع جديد لنشاطات لجنة الزكاة أو الجمعية الخيرية .

3ــ مع ملاحظة ضرورة استكمال بيانات أفراد كل أسرة من اسر المستفيدين والخاصة بحالات البحث الاجتماعي وذلك في الجدول الفرعي (بيانات افراد الأسرة) والمرتبط مع جدول بيانات طالب البحث الاجتماعي . وفي حالة عدم تواجد أيه بيانات لإحدي الحالات يتعين ضرورة كتابة (0) صفر في جميع الخانات بجدول بيانات أفراد الأسرة .

4ــ وهناك أيضا(8) ثمانية جداول فرعية مساعدة لقاعدة البيانات وهي (نوع الحالة -المنطقة - بيانات أفراد الاسرة - عطاءات عينية - طبيعة الايراد - طبيعة المصروف - خزينة/بنك - الجمعيات الخيرية)ويتم التسجيل بها فقط عند إضافة سجلات

5ــ وأهمية الجداول الفرعية في أنها تساعد علي أعمال حصر واستخراج البيانات والتقارير المطلوبة من قاعدة البيانات : فمثلا جدول نوع الحالة يقسم المستفيدين في حالات البحث الاجتماعي الي أيتام وفقراء ومطلقات ومرضي وأسر مسجونين . . كما يتم تقسيم عناوينهم الي مناطق في (جدول المنطقة) ليسهل الحصر لمعرفة أعداد الفقراء مثلا في منطقة الدويقة أو الوايلي ومعرفة أي تلك المناطق أشد إحتياجا للتركيز عليها مستقبلا . . كما يتم تقسيم العطاءات العينية في جدول لتصنيفها الي إجهزة كهربائية أو لحوم أضاحي أو شنط مدرسيو أو ملابس وخلافة ليسهل حصرها وإثباتها بقاعدة البيانات . .

6ــ كما تتضح أهمية جدول طبيعة الايرادات في معرفة نوع الايراد هل هو تبرع عادي أم مبلغ من الآموال من أحدي المؤسسات أو الجهات الخيرية الخارجية أو الحكومية لحصر هذه التبرعات لمعرفة أكبر مصادر الدخل والتمويل للجنة الزكاة أو الجمعية الخيرية . . وأيضا عند صرف أموال الزكاة فإنها تتجه الي مصارف متعددة مثل صرف الإعانات الفورية أو مصروفات نثرية أو مكافئات أعضاء مجلس الإدارة وخلافة وذلك أيضا لسهولة الحصر وإعداد التقارير ومعرفة حجم الصرف علي كل بند . .

7ــ أما بخصوص جدول خزينة/بنك فإنة مخصص لتحديد كيفية تلقي أموال الزكاة وصرفها إما عن طريق الشيكات أو نقدا . فعند سداد التبرعات نقدا يتم إيداعها بالخزينة مع إثبات كافة بيانات الممول المودع ، وفي نهاية اليوم أو الأسبوع يتم إرسال جميع الأموال النقدية الي البنك لإضافتة في حساب لجنة الزكاة أو الجمعية الخيرية بحافظة إضافة ويتم تسجيل تلك العملية عن طريق التحويلات إضافة وإستخدام الرقم (0)عند التسجيل . . أما في حالة إياع أموال التبرعات بشيك فيتم إثباتها بحسابنا بالبنك مباشرة من خلال رقم الشيك الوارد واسم البنك الوارد منه الشيك ورقم الحساب المتبرع المطبوع علي الشيك الوارد . . وما سبق ينطبق أيضا عند صرف أموال الزكاة سواء نقدا أو من خلال شيكات خصما من حساباتنا بالبنوك . . مع ملاحظة أنه يمكن أن يكون للجنة الزكاة أو الجمعية الخيرية أكثر من حساب بنكي في أكثر من بنك ويتم إثباتهم جميعا بجدوا خزينة/ بنك . .

8ــ مع ملاحظة أنه عند ادخال البيانات في جدول حركة توزيعات أموال الزكاة فإنة عند الإدخال في خانة رقم الشيك ستظهر رسالة تسأل عن رقم دفتر الشيكات . ؟ وعليه فإنة يلزم ترقيم جميع دفاتر الشيكات الخاصة بكل حساب بنكي -إذا كان هناك أكثر من حساب- وذلك من رقم واحد الي أعلي دون تكرار أي رقم لسهولة فرزها واستخدام برنامج Excel المساعد في كتابة جميع أرقام الشيكات واستدعائها في قاعدة البيانات عند استخدام إحداها وإختيارة بدلا من كتابة رقم الشيك المستخدم والمكون غالبا من 14 رقم في كل عمليه صرف ، ولمنع حدوث خطأ عند تسجيل الرقم مما يتسبب في خلل عند عمل مطابقة بين ارقام الشيكات المصروفة والأرقام بكعوب الشيكات المستخدمة . .

9ــ أما جدول الجمعيات الخيرية فهو مخصص لبيانات الجمعية الخيرية أو لجنة الزكاة ، ويكتب به اسم الجمعية بالكامل والمشهرة برقم كذا وايضا عنوانها الرئيسي وكذا مسميات مجلس الإدارة مثل رئيس مجلي الإدارة وسكرتير الجمعية وعضو له حق التوقيع وأمين الصندوق وخلافة ومخصص لهم ثلاثة خانات فقط بالإضافة الي أسماء من يشغل كل منصب منهم وأيضا الشعار المرسوم للجنة أو الجمعية . . مما يسهل من خلال هذا الجدول تعديل تلك البيانات عند حدوث تغيير في اسماء أعضاء مجلس الإدارة أو الشعار . .

10ــ وأخيرا هناك (4) جداول هم الأكثر إستخداما لإثبات حركة ايرادات أموال الزكاة والعطاءات والهبات العينية وحركة المصروفات والتوزيعات اليومية . . ويراعي دقة التسجيل بجميع الخانات وعدم إهمال أيه تفصيلات وخصوصا مع تسهيل عملية التسجيل والتي في معظمها إختيارات من الجداول الفرعية ما عدا المبالغ النقدية وتواريخ الايداع والصرف . .

11ــ تذكر أن الكود (0) صفر مخصص لتحويلات الأموال الداخلية بين الخزينة والبنوك والعكس . . ويتم اثباتها في جدولي حركة الايرادات والمصروفات لأموال الزكاة فقط ففي الايرادات يتم اختيار الرقم (0) من القائمة المنسدلة في خانة كود الممول وأيضا خانة كود المشروع وكود الايراد أما في كود الدفع فيتم اختيار كود البنك أو الخزينة التي تم بها ايداع الأموال . . وكذا عند اثبات تحويلات الخصم في جدول التوزيعات يتم اختيار الرقم (0) من القائمة المنسدلة في خانة كود طالب البحث وأيضا خانة كود المشروع وكود الصرف أما في كود الدفع فيتم اختيار كود البنك أو الخزينة التي تم خصم الأموال من حسابها . . وذلك لضبط حسابات الخزينة والبنوك وتطابق كشوف الحساب الشهرية والواردة من البنك مع ما هو مسجل بقاعدة البيانات والتي يمكن طبعها في تقرير مستقل لحركة النقدية بالخزينة أو البنوك . .

12ــ كيفية تغيير شعار لجنة الزكاة أو الجمعية الخيرية : وذلك من خلال فتح نموذج تعديل بيانات مجلس الإدارة والضغط علي زر (تعديل سجل) تم الضغط بزر الماوس الأيسر دبل كليك (مرتين)فيظهر الشعار داخل برنامج الرسام ومن خلال الأمر past يتم البحث عن نموذج الشعار الجديد داخل الملفات علي القرص الصلب وضبط حجمه لينتاسب مع حجم الشعار الإفتراضي . . وفي حالة التعامل مع أحد برامج الرسام في الاصدارات القديمة يتم تكرار الخطوات السابقة ولكن يتم عمل لصق للشعار من خلال الأمر Print Screen وهو زر أعلي لوحة المفاتيح علي اليمين بجوار الزر F12 بلوحة المفاتيح عادة . ويستحسن الإستعانة بأحد المتخصصين لضبط الشعار الجديد .

وهذه صور بعض التقارير النهائية المستخدمه . .

. . . . . .

وقاعدة البيانات هذه ضخمة قليلا . . وإن شئت حاولت رفع نسخة لك للتجربة . . ولكنها ما زالت تحت الإختبار وتحتاج الي بعض تعديلات . .

تحياتي . .