نقاش في مشروع أتمتة ذاتية

بسم الله الرحمن الرحيم والصلاة والسلام على من لانبي بعده وأما بعد:

تقدمت لمشروع أتمتة ذاتية وهي الدائرة التي تحوي جميع بيانات الموظفين وقد قمت بالذهاب إلى هذه الدائرة وتناقشت أنا والموظف فيها فخلصت إلى المعلومات التالية وقد نظمتها وهي كالتالي فالرجاء لمن لديه الخبرة أن ينقح لي عملي إن كان فيه أخطاء للإفاادة والإستفادة علما أنها ذاتية لكلية في جامعتيفهل حققت نموذج جمع المتطلبات ومن لديه رأي أخر فإننا نريد العلم والمعرفة فليضعه مشكورا:

تمهيد المشروع:

طلب منا إجراء أتمتة ذاتية بهدف تنظيم العمل وتسريعه وزيادة وثوقيته وقد قام فريق العمل بإجراء مقابلة مع الموظف السؤول في الذاتية حيث تم الإطلاع على كيفية سير العمل والسؤال عن أهم العمليات التي تقوم بها الذاتية وقد تم الحصول على المعلومات الضرورية للعمل

مفعلين النظام :

رئيس الذاتية وكافة الموظفين المساعدين

خدمات النظام:

ينى المعطيات :

هي المعلومات المتعلقة بالموظفين من كافة الفئات والتي تشرف عليها الذاتية إضافة لوجود شبكة بين الذاتية وعمادة الكلية

نطاق النظام:

الذاتية في كلية العلوم وعمادة الكلية

وظائف النظام :

إضافة موظف حيث تتضمن العمليات التالية :

• استقيال قرارات التعيين

• ملئ الإستمارة الخاصة بالموظف الجديد بالمعلومات الشخصية اللازمة ألا وهي:

 الإسم والكنية

 تاريخ الميلاد

 الرقم الوطني

• أمر مباشرة العمل :

 اسم الموظف

 تاريخ البدء بالعمل

عملية نقل موظف

• داخلي:

من قسم إلى قسم ضمن الكلية حيث يتضمن:

1-استقبال قرار رئاسة الجامعة بتحديد مكان عمله الجديد

2-تقوم الذاتية بتحديد: مكان العمل الجديد, وتاريخ النقل ,والقسم المنقول إليه.

3-استقبال براءة الذمة من رئاسة الجامعة

4-ارسال قرار مباشرة العمل إلى رئاسة الجامعة

ب-خارجي:

1-استقبال قرار رئاسة الجامعة بتحديد مكان عمله الجديد المنقول إليه خارج الكلية

2-استقبال براءة الذمة من رئاسة الجامعة

3-أداء العاملين والترفيع:

1- إرسال الأسماء المستحقة الترفيع لرئاسة الجامعة

2- استلام قرار الترفيع يتضمن:

أ-الاسم الثلاثي للموظف

ب-أخرترفع ناله الموظف

ج-الوظيفة الحالية

د- تاريخ استحقاق الترفيع الجديد

ه-الراتب الحالي

و-معدل تقديرات تقويم الأداء المحدودة بنسبة معينة (5%)

ز-الدرجة النهائية لتقويم الأداء وتتراوح(جيد ,وسط ,ضعيف)

3-تقوم الذاتية باجراء التعديلات اللازمة

العقوبات :

• تستقبل الذاتية قرار يتضمن اسم الموظف المعاقب وتحدد العقوبة والسبب

• وتقوم الذاتية بتنفيذالعقوبة المستحقة

الإجازات:

• مأجورة وتتضمن الحالات التالية:

 مرضية :يتم فيها تحديد

 اسم الموظف

 الحالة المرضية

 مدة الإجازة

 نظامية يتم فيه تحديد:

 اسم الموظف

 الحالة المرضية

 مدة الإجازة

 اسم الموظف

 السبب

 مدة الإجازة

العمل الإضافي تتضمن:

• رفع أسماء المكلفين بالعمل الإضافي لرئاسة الجامعة

• تستقبل الذاتية قرارالتكليف المتضمنة:

 الإسم الثلاثي

 مكان العمل

 الفئة

 الوظيفة المسند لها

 سبب التكليف بالعمل

 العمل المطلوب منه

 أوقات أداء العمل

 نسبة العمل

القيود :

 الأمن ويتمضن المحافظة على سرية البيانات بحيث لايحق لأي شخص غير مستخدمي النظام للإطلاع عليها مع التأكيد على وجود آلية للحفاظ على المعلومات من الضياع مع إمكانية حجب بعض المعلومات بحيث لايمكن الإطلاع عليها إلا من رئيس العمل

 الأداء :أن يكون البرنامج متناسب مع الأجهزة المستخدة مع إمكانية إجراء الإتصالات اللازمة مع عمادة الكلية

الشكل والمظهر:أن يكون البرنامج سهل الإستخدام والواجهات ملائمة للعمليات السابقة