تابع تحليل - الدراسة التفصيلية

الدراسة التفصيلية

تمر هذه المرحلة بالخطوات التالية

1-التخطيط لأجراء الدراسة التفصيلية :

2- جمع الحقائق و البيانات

3-تسجيل الحقائق و البيانات

أولا : التخطيط لأجراء الدراسة التفصيلية :

يشتمل هذا التخطيط على مايلي :

1- تحديد القطاع التي ستتم دراسته , أي ذلك الجزاء من المنظمة أو النظام الذي سيخضع للدراسة

2- تحديد و تعيين الجهاز الذي سيقوم بعملية الدراسة و الاستقصاء

3- إعداد جدول زمني لإنجاز هذه الدراسة

4- حديد الطرق و الأساليب المستخدمة في الدراسة ,

بعد إعداد الخطة , و قبل البدء بأي عمل لتنفيذها , يجب إعلام كل دائرة أو قسم من تلك التي سيشملها الاستقصاء بذلك , و الأسباب الداعية للدراسة و الجدول الزمني اللازم لإنجاز عمليات الدراسة و الاستقصاء التفصيلي ومن أهم مهامه في هذه المرحلة ما يلي :

1- جمع جميع البيانات و المعلومات اللازمة

2- التمييز بين الحقائق و الآراء الشخصية و الفصل بينهما

3- مراعاة الدقة في البيانات و المعلومات التي يتم جمعها

4- تسجيل هذه البيانات و تلك المعلومات و توثيقها

ثانيا : جمع المعلومات [R]

هذه المرحلة لا تبدأ فقط في مرحلة الدراسة التفصيلية بل تبدأ في بداية الدراسة التمهيدية و لكنها تأخذ هنا بعدا أكثر عمقا و تفصيلا و تحديدا و دقة , إنها ببساطة عملية التعرف على ما يحدث في النظام الحالي أي أنه يمكن القول أن الغرض من جمع البيانات هو الحصول على إجابات الأسئلة التالية :

- ماذا يحدث في النظام الحالي ؟

-أين يحدث ؟

- متى يحدث ؟

- من الذي يقوم بذلك ؟

- هل ما يحدث , يحدث دائما ؟ و بنفس الصورة ؟

- ما هي المعلومات و البيانات التي ينبغي الحصول عليها ؟

هناك عدة طرق و أساليب يمكن لمحلل النظم أن يستخدمها في جمع المعلومات وهي :

1- المقابلة الشخصية

2- الاستبيان أو الاستفتاء

3- الملاحظة

4- البحث و التفتيش في السجلات

5- التقدير و أخذ العينات

و اختيار الطريقة المناسبة يعتمد على طبيعة المشكلة و حجم البيانات المطلوبة لها , و كذلك على البيئة التي تقع فيها المشكلة

المقابلة الشخصية :

وهي أهم وسائل جمع البيانات و أكثرها فاعلية , و الخطوط العريضة الواجب اتباعها عند أجراء المقابلة هي التالية :

أولا : التخطيط للمقابلة :يجب على محلل النظام أن يضع خطة لما يجب أن يتبعه عند أجراء المقابلة و ذلك مثل :

1- تحديد الهدف من المقابلة

2-الحصول على معلومات موجزة عن شخصية و مؤهلات و مهام الشخص المراد مقابلته

3- اختيار المكان الملائم لأجراء المقابلة

4- تحديد المعلومات المطلوب الحصول عليها من الشخص المراد أجراء المقابلة معه و يجب أن تتناسب هذه المعلومات مع مركز و مسؤوليات و مهام ذلك الشخص

5- إعداد خطوط عريضة للأسئلة التي يجب توجيهها في المقابلة .

ثانيا : إجراء المقابلة : عند أجراء المقابلة يجب على محلل النظم أن يتبع خطته الموضوعية شيء من الموضوعية مع شيء من المرونة و إنجاز المقابلات الناجحة يعتمد على الصفات الشخصية لمحلل و ثقافته و خبرته و فيما يلي بعض الخطوط العريضة التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند أجراء المقابلة :

1- استعمال المصطلحات المحلية السائدة و الكلمات ذات المعنى المباشر

2- يجب أن تكون الأسئلة موجهة نحو المستوى المناسب

3- أن تكون الاستفسارات عن البيانات و المعلومات و كذلك الآراء مع عدم الخلط بينهما

4- حسن الاستماع مع الأطراف المختلفة مع عدم المقاطعة , أو فرض إجابات معينة

5- البعد قدر الإمكان عن الأحاديث الشخصية

6- الهدوء و المرونة و الدبلوماسية , وخاصة عند مقابلة شخص صعب المراس

7- اختبار البيانات بعد جمعها و التأكد من مدى صحتها

ثالثا: إعداد خلاصة بنتائج المقابلة : يجب على المحلل بعد الانتهاء من أجراء المقابلة أن يقوم بتلخيص نتائج المقابلة و ترتيبها و تنظيمها مع التأكد أن جميع الأسئلة و الاستفسارات قد غطت كما عليه أن يميز في خلاصته بين الحقائق و الآراء الشخصية

الاستبيان

هو عملية جمع المعلومات و البيانات و استكشاف آراء الناس حول موضوع محدد , يحوي الاستبيان على عدد محدد إجاباتها تمثل المعلومات أو الآراء المطلوبة من قطاع كبير من الأشخاص و عموما يكون الاستبيان مفيد عندما

- تكون الحاجة إلى الحصول على إجابات قصيرة

- نحتاج لمعلومات قليلة نوعا ما من عدد كبير من الناس

- الزيارات و المقابلات الشخصية نوعا ما هي مكلفة اقتصاديا و زمنيا

عند تصميم الاستبيان يجب أن يراعي محلل النظام الأمور التالية :

1- أن يكون نموذج الاستبيان مختصر, سهل الملء , مناسب لمستوى القطاع الذي سيتم العمل معه

2- الأسئلة في الاستبيان يجب أن تكون قصيرة , واضحة , مفهومة ,

3- أن يكون ترتيب الأسئلة منطقيا و واضحا

4- أن يكون النموذج سهل الاستخدام من قبل المحلل نفسه لتحليل إجاباته

للاستبيان مجموعة من المزايا التالية :

1- اقتصادي في الوقت و التكاليف , إذ ما قورن بالزيارات الشخصية

2- القدرة على تغطية قطاعات واسعة من الأشخاص

3- مرونته لاستيعاب عدد كبير من الموضوعات و الأسئلة

وفي نفس الوقت فإن استخدامه ينطوي على العيوب التالية :

1- صعوبة تصميم نموذج الاستبيان

2 - معدل تجاوب الناس معه غير مرتفع

3- قد يحاول البعض الإجابة على الأسئلة بطريقة نموذجية مثالية , لا كما عليه الواقع

4- مشكلة تفسير الأسئلة من جانب الأشخاص الذين يسألون , وكذلك تفسير أجوبتهم من جانب محلل النظام

الملاحظة :

يستخدم هذا الأسلوب للتحقق من صحة البيانات التي تم جمعها بطريقة أخرى , وذلك بأن يقوم محلل النظام التأكد بنفسه من صحة المعلومات التي قام بجمعها عن طريق مراقبة وملاحظة كل ما يجري حوله في القطاع محل الدراسة , و لهذه الطريقة عدة مزايا

1- تعتبر الملاحظة وسيلة فعالة لمعرفة مدى تطابق الإجراءات المتبع مع تعليمات المنظمة , بمعنى أن البيانات التي تم جمعها يتم تنفيذها بالفعل داخل المنظمة التي يقوم المحلل بدراستها

2- يمكن بالملاحظة تصحيح بعض التصورات أو المفاهيم المهزوزة و غير المتأكد منها

3- إذا ما اقترنت توصيات المحلل بملاحظاته فسوف يكون لها قبول افضل من إدارة المنظمة

4- عن طريق الملاحظة يمكن للمحلل تتبع أعناق الزجاجات و اقتفاء اثر الاختناقات في المنظمة و التي تعرقل سير العمل في النظام القائم

البحث و التفتيش في السجلات :

أن جميع المعلومات غير الرسمية لا توثق ويتم الحصول عليها كما أشرنا سابقا عن طريق الملاحظة و المقابلة , أما السجلات و الوثائق التي يمكن البحث فيها يمكن أن تصنف كما يلي :

1- اللوائح و التعليمات و الإجراءات المكتوبة

2- الملفات و السجلات الداخلية , مثل ملفات أوامر الشراء , الفواتير , المبيعات و ملف العاملين

3- الملفات و السجلات الخارجية , وهي التي تحفظ خارج المنظمة مثل ملف المنظمة في مصلحة الضرائب أو غرفة التجارة ........يجب على محلل النظام أن يبذل جهده للحصول على هذه الملفات

التقدير و أخذ العينات :

يستخدم هذين الأسلوبين للتنبؤ ببعض المتغيرات المتعلقة بالنظام الحالي أو النظام المقترح ,و التقدير هو فن التنبؤ ويجب على المحلل أن يتأكد من أن هناك قدرا من عدم التأكد عند استخدامه , ويجب أن يقارن تنبؤاته مع نتائج أخرى معروفة , و غالبا ما يضطر المحلل إلى اللجوء إلى هذه الطريقة عند صعوبة استخدام النماذج السابقة

ثالثا : تسجيل البيانات

تبدأ عملية تسجيل البيانات التي تم جمعها مع بداية مرحلة دراسة النظام القائم و تستمر أثناءها و بعده و لهذه العملية أهمية كبية وذلك للأسباب التالية

1- حفظ البيانات التي تم جمعها من الفقدان أو الضياع

2- تسجيل البيانات بصورة مناسبة يجعلها أكثر قابلية للفهم

3- أثناء التسجيل قد تظهر أفكار مفيدة أو نقاط ينبغي استكمالها

4- لعرضها على الإدارة بشكل منظم

5- للتوثيق

و هناك عدة طرق لتسجيل الحقائق و المعلومات منها

1- الكتابة

2- التسجيل الصوتي

3- التصوير ( للوثائق و المستندات )

4- الاستنساخ : يقوم المحلل بأخذ نسخة من كل وثيقة يدون عليها ما يلي :

·الحد الأعلى لحجم كل حقل

·حجم البيانات في الوثيقة

·مكان إعداد الوثيقة و أين ترسل ( الدورة المستندة )

·كيف يتم ملء الوثيقة و بواسطة من

·عدد النسخ من هذه الوثيقة و خط سير كل نسخة

5- الخرائط و المخططات : منها

· الخرائط التنظيمية

· خرائط الجدولة الزمنية

· مخططات النماذج

· الخرائط المستندة

· خرائط الإجراءات

وهذا النوع من وسائل تسجيل البيانات له الوظائف التالية

1-توضيح العلاقة بين الوثائق المستخدمة في النظام و الأشخاص الذين يستخدمونها

2-تزويد المحلل بقائمة اختيارية للتأكد من تغطية الدراسة بشكل كامل

3-تزويده بقاعدة جيدة لكتابة تقرير واضح منطقي

4-يستخدم كوسيلة توثيقية

5- جداول القرارات : وتستخدم في هذه المرحلة لعرض المعلومات المتصلة اتصالا مباشرا بالإجراءات المتبعة بطريقة بيانية منطقية

أتمنى أن أكون قدمت و لو القليل

في المرة القبلة سنتحدث عن خطوات التحليل

(f) مع تحياتي (f)

إيمان أندرون