اخواني اعضاء المنتدي
رغبت مشاركتكم بموضوع قد يكون قتل بحثا ولكم خبرة اكاديمية او فنية اكثر مني فيه
ولكني رغبت ان اطرحه من خلال تجارب عملي وحالات cases مرت علي في مجال الاعمال ارجو الا تعتبروه درسا او محاضرة ولكنه نقاش مقتوح وقابل للتعديل والتطوير وقد سبق لي ان اضفت الموضوع بمنتدي اخر مخصص لدراسي ومحبي ادارة الاعمال
نبداء معكم باذن الله اولي دروسنا
الدرس الاول
اردت ان تكون اولي مشاركتي من واقع خبراتي في مجال تكنولوجيا المعلومات ووجدت ان افضل مايمكن ان يقدم وان يكون ارضية مشتركة للجميع ولاجل ان تعم الاستفادة ان تكون مشاركتي عن كيفية تحليل نظام المعلومات داخل اي مؤسسة
بداية ارتب اهدافي في عرض الموضوع
1 ) ما الذي يمكن ان تستفاده من قراة هذا الموضوع ؟
2 ) هل يقتصر تحليل النظم لغرض بناء البرامج وتطبيقات الحاسب فقط ؟
3 ) هل يجب ان تكون متخصص لتحليل نظام المؤسسة علي الاقل التي تعمل بها ؟
4 ) بعد الانتهاء من قراة الموضوع ... ماذا يمكنني ان افعل ؟
هذه بعض اهدافي في عرض كيفية تحليل النظم ... واطلب منك قبل ان ابداء ان تشاركوني باسالتكم والتي ساجيب عليها اثناء طرحي للموضوع .
بداية افتح شهية الأعضاء ببعض خدمات تحليل النظم
* اولا نظم تحليل المعلومات يستخدم في الاساس لمراجعة دورات العمل ومعرفة اوجه القصور بها ومن ثما تصحيحها اذا كان النظام قائم او حتي لغرض تحسين الاداء وزيادة المكاسب من النظام القائم .
* غالبا يستخدم مع التطبيقات البرمجية لنقل صورة من النظام الموجود لفريق البرمجيات بطريقة مثالية ليتم عمل نظام ( وليس برنامج) يتوافق معه ويقلل من أخطاء النظام الموجود ويحسن من ادائه
* قد يستخدم بطريقة ماذا لو لتحديد انسب القرارات لبعض المواقف المتوقعة مستقبلا
* غالبا محلل النظم يصبح مثل النحلة التي تنتقل من زهرة اقصد من مؤسسة لاخري فتنقل مميزات وتقلل من أخطاء وتفيد وتستفيد
* تعرضك لتحليل النظم لحل مشاكل بعض المؤسسات يساعدك في بناء خبرات قد تحتاج الي سنوات كثيرة من المجهود وقد لا تجدها عند الكثير من اهل الخبرة .
* غالبا مايبداء محلل النظم اولي خطواته من الاشخاص العاملين داخل المؤسسة كمثال المحاسبين ورجال البيع والتسويق في شركة تجارية او الفنيين ومهندسي القوي الكهربائية في مفاعل نووي او حتي الطبيب وهيئة التمريض في احدي المستشفيات للتعرف علي المؤسسة من الداخل .
فلما لا تبداء معي كمساعد محلل نظم من خلال مؤسستك وتبداء معي في اكتشاف هذا العالم المليئ بالابداع .. والوسائل التي قد تجعل منك انسان اكثر ادراكا لما تقوم بعمله ..
ان كنت ترغب في مشاركتي فانا انتظر منك اسئلتك عن مجال عملنا قبل ان ننطلق في العمل سويا
وساقوم بعرض حالة case من مجال الاعمال - بدون ذكر لاي بيانات خاصة عن المؤسسة - وساعرض من خلالها خطوة خطوة كيفية تحليل نظام المعلومات .
وساستقبل ايضا حالات case study من الأخوة الأعضاء لاقوم بمناقشتها معهم
أعتقد اني قد اجبت عن الاسئلة السابقة ماعدا اخر سؤال اتركه لكم لتجيبوا عليه .
اترككم في سلامة الله وانا بانتظار اولي مشاركاتكم .
عبد الفتاح
الدرس الثاني
عامة يبدو اني قد سردت كثيرا في تقديمي للموضوع انا عن نفسي احب الدخول مباشرة للموضوع
اقترح لندق باب هذا المجال الواسع ان اطرح مشكلة وطلب مني حلها في احدي المؤسسات وعمل نظام "برنامج وان كنت لا احبذ هذا المصطلح"
وساترك لكم المجال لعرض مقترحاتكم لحل المشكلة
المشكلة ( 1 ) مصنع الشيكولاته ميقفش ابدا
******
طلب احد اصحاب الشركات والتي تعمل في مجال انتاج الاغذية ( الشيكولاته ) بعد بحث عميق اجراه داخل شركته
نظام يقوم بالتنبؤ بمواعيد توقف الانتاج لاي سبب وحساب عدد الايام ومن ثما ضربها في تكلفة التشغيل اليومية لحساب خسائر المصنع
و تقديم اقتراحات بناء علي الموارد المتاحة خلال تلك الفترة لتشغيل خط الانتاج وتقليل الخسائر للحد الادني
* ملحوظة المشكلة حقيقية
المشكلة ( 2 ) هما شغالين ولا لا "
*********
صاحب شركة جديدة في السوق المصري تقدم منتجات دوائية عالية التكلفة " مش فياجرا لا غذاء ملكات النحل ومشتقاته "
ولديه قسم ترويج " ليس مبيعات وليس تسويق ترويج فقط " يقومون بالمرور علي الاطباء والمستشفيات والصيدليات للتعريف بالمنتج واهميته
يرغب صاحب الشركة في ربط تكلفة الترويج بحجم المبيعات " بمعني كل جنيه تكلفة في الترويج يقابله كام من المبيعات "
المشكلة ( 3 ) خليها عليك
********
ما رايك ان تضيفها انت ونناقشها ونحلها بنفس الطرق التي ستحل بها المشاكل السابقة خلال تعرفنا علي كيفية تحليل نظام المعلومات
قبل ان تبداء بالحل اليك بعض المفاتيح
- ممنوع الفتوي ابني حلك علي معلومات متاكد منها " اسال عن تفاصيل الموضوع "
- الوصول لجزء من الحل خطوة جيدة للحل النهائي " لا مانع من تقسيم المشكلة لمشكلات اصغر وبعد ذلك قم بربط الحلول معا "
- لا تقلل من امكانياتك لحل الموضوع " يعني اللي حل المشاكل اللي فاتت محلهاش من اول مره " لاتعتمد اسلوب او طريقة واحدة في الحل
اذن ماهي طرق الحل ابداء اولا وسنتاقش ثانيا في وسائل وطرق الحل
خطوات التحليل
* كتابة ورفة المتطلبات ( طلبات اصحاب المكان )
* جمع البيانات المبدئية ( مربط الفرس في تحليل النظام )
* تحديد نماذج العمل ( modules ) مثلا بعد جمع البيانات وجدنا ان اكثر من ادارة يتوقف عليها حل المشكلة فيصبح لدينا نموذج لادارة المشتريات واخري للمخازن وهكذا
* تعريف مستخدمي النظام Actors طبيعة المهام تحدد من يقوم بالتسجيل ومتابعة وقراة البيانات ( التقارير )
* تعريف دورات العمل داخل النظام وربطها بعضها البعض
* تحديد طبيعة البيانات داخل الدورات وعلاقتها
* رسم نموذج الحل ( الشاشات ونماذج ادخال البيانات )
* رسم النتائج ( التقارير )
* اختبار النظام
متطلبات النظام
لماذا نكتبها في الاصل
اولا متطلبات النظام هي الضؤ الاخضر للبدء في تحليل المشكلة والعمل بها حتي نصل الي نظام جيد
اجب علي تلك الاسئلة اولا
• هل هناك فائدة مرجوة من تحليل النظام ( عندي سيارة ثمنها بحالتها 25000 جنيها يمكن رفع ثمن السيارة الي 30000 جنيها بقليل من التكلفة 8000 الف جنيها ) هل الموضوع مجدي حقا
• بعد تحليل النظام توصلنا الي اننا بحاجة لمد شبكات وتدريب موظفين وتعيين اخصائيين جدد داخل المؤسسة بتكلفة تزيد عن 75000 جنيها والمقابل زيادة سنوية لمدة 10 سنوات 25000 وتكلفة سنوية اضافية مقدار 12000 جنيها ... هل نبداء العمل ؟؟؟
من طبيعة الاسئلة اعتقد انك فهمت قصدي ان تحليل النظام مثلها مثل اي مشروع يحتاج الي نوع من الدراسة فحتي ان كانت تكلفة التحليل قليلة فالنتائج المترتبة عليه قد تحتاج الي موارد قد تكون غير متاحة
وهذه هي النقطة الثانية
اما النقطة الثالثة فنحن نحدد متطلبات النظام لنرسم خارطة طريق لمحللي النظم للسير عليها
مثال من واقع العمل عندي خبرة جيدة بنظم ERP ( نظم متكاملة لادارة وتخطيط الموارد داخل المؤسسة ) كلها تحتوي علي نظم مصغرة مثل الحسابات – المخازن – المشتريات – المبيعات – تخطيط الانتاج
وهذه هي نتائج المقابلة المبدئية مع رؤساء واصحاب شركات قمت بالتسويق لهم لنفس المنتج السابق واعتبرتها اول سطر في تحديد متطلبات النظام .
شركة س للمقاولات " اريد تحديد المبالغ التي يمكنني ان استثمرها بدون تعريض المشاريع والمؤسسة لخطر نقص السيولة مستقبلا "
شركة ص صناعة الاغذية " توقف خط الانتاج عندي يكلفني 75000 جنيها يوميا اريد نظام ينبهني لهذه المشكلة قبلها بمدة كافية ويعرض لي بدائل التشغيل "
شركة ع تصدير ملابس جاهزة "المبيعات ليست عندي مشكلة ولكن خطر التعرض لمشكلة ضريبية او جمركية كبيرة كيف اقلل حجم خطابات الضمان الي اقل حد لها "
شركة ز منتجات طبية عالية التكلفة " كيف اضمن ان كل جنيها يصرف في الترويج او التسويق له عائد في المبيعات"
المتطلبات السابقة تركز الضؤ علي اجزاء تهم اصحاب القرار وتمثل نقط نجاح للنظام في حال تحقق المطلوب بالطبع
ولكي نحصل علي ورقة متطلبات سليمة وفعالة اليك بعض النصائح
1- تاكد من وجود sponsor شخص يريد اتمام النظام من داخل المؤسسة علي اكمل وجه ولديه خبره جيدة يستطيع ان يصل بنا الي حقائق موجودة وليست ظنون
2- عندما تتاكد انك فهمت النظام ومتطلباته جيدا ابداء في عمل documents تكون اساس المشروع وتاكد ان اعضاء المؤسسة موافقون علي مافيها
3- اخضع اجزاء من النتائج لاختبارات بسيطة
مثال تكلفة الترويج والتسويق تشغل حيذ كبير من الميزانية *** اطلع علي بنود اخر ميزانية
مثال في حالة توقف الانتاج نخسر 75000 جنيها يوميا قم بتحليل القيمة من مصدرها
صدقني صادفت الكثير ممن لايعلمون الكثير عن طبيعة نشاط اعمالهم وكل معلوماتهم تاتي بترديد مايقوله الاخرون
4- قم بتقسيم المتطلبات الي وظيفية functional وغير وظيفية non- functional
الاولي تصب في العمل نفسه ولها الاولوية ولابد من ان يقوم النظام بادائها
مثال لابد للنظام ان يقدم تكلفة المخزون وقتيا وباكثر من طريقة محاسبية
او عرض المتاح في المخازن لنقاط البيع في شكل تقرير
او عرض تكلفة انتاج 10 صناديق بسكويت
الغير وظيفية مثال نريد علي كل مستند لوجو المؤسسة او نريد ان يعمل النظام علي طابعات dot matrix او يمكن للمستخدم تغيير الوان الشاشات
يبدو اني قد اطلت في الكلام النظري فالنبدء العمل اذن
حدد مشكلة معينة واكتبها واوصفها جيدا
امسك ورقة وقلم وقم بتحديد طلباتك الشخصية لكي يسير العمل بطريقة جيدة
تاكد من انك قد تحققت من كافة البيانات من كافة الافراد المهتمين
لا مانع من عرض وصف المشكلة عليهم بعد كتابتها ولا مانع من اضافة تعديلاتهم ولو بالقلم الرصاص
لا تبداء في كتابة ورقة المتطلبات انتظرني قليلا باذن لاكمل معك الموضوع
وانا بانتظار ردوددكم
اترككم في رعاية الله
عبد الفتاح
